Ein Kochbuch reicht nicht, die Küche muss stimmen

Abstract

Meine These

Um im Unternehmen agiler zu werden, brauchen alle Menschen verlässlichen Zugang zu aktuellen, vernetzten, transparenten Informationen.

Denn: Sich auf diese Informationen verlassen zu können, gibt den Teams die Freiheit, ihre Ergebnisse und Prozesse zu verbessern. Wenn der Organisation die Last des Suchens abgenommen wird, die Aktualisierung leichter ist, weil Abhängigkeiten offensichtlich sind, kann man einen neuen Grad an Freiheit erreichen.

Der Workshop

Ich möchte nach einer kurzen Einleitung, in der ich einige typische Situationen aus der Praxis skizziere, mit den Teilnehmern in eine Diskussion starten. Wie lassen sich agile Projekte in die Informations-Infrastruktur von Unternehmen integrieren? Wie kommen wir von der Ablage von Office-Dateien auf Fileservern weg? Wie kommen die Informationen vom Whiteboard in diese Dokumente, und umgekehrt? Was muss sich an der Infrastruktur (der Unternehmen und der agilen Projekte) ändern, um eine nachhaltige Integration zu erreichen?

Wir tauschen Erfahrungen aus, typische Fallen und sinnvolle Lösungen. Wie funktioniert es in der Praxis, die Infrastruktur der Informationen eines Unternehmens so zu verändern, dass sie als Basis einer agilen Prozessverbesserung nutzbar gemacht werden kann?

Agile Projekte sind informationshungrig.

Eine Metapher

Wo wir von Hunger sprechen: Wenn man ein Drei-Gänge-Menü zubereiten möchte, braucht man eine Küche, wo alles Material und alle Werkzeuge, die man braucht, verfügbar und schnell zur Hand sind, genau wenn man sie benötigt. Unter Zeitdruck hat man keine Zeit zum suchen.

Mit Prozessen/Methoden verhält es sich doch wie mit Kochbüchern: Sie lesen sich gut und haben je nach persönlicher Erfahrung und Problemstellung einen erhellenden Effekt, aber zwischen dem Kauf des Buches und dem erfolgreich zubereiteten Drei-Gänge-Menü für die Freunde liegt ein steiniger Weg.

Erfahrung macht es leichter: die Hilfe eines erfahrenen Kochs macht es einfacher, die Anweisungen im Kochbuch umzusetzen. Coaching hat sich bei Prozess-Veränderungen bewährt, die Projekte wirklich erfolgreich zu machen, Änderungen wirklich zu institutionalisieren.

Aber ist das genug? Braucht es zu einem erfahrenen Koch (Coach) und einem tollen Rezeptbuch (Prozess) nicht auch die gut ausgestattete Küche, die richtigen Zutaten zur Hand?

Etwas Hintergrund

Die Art, wie Unternehmen die Informationen ihrer Projekte und Produkte organisieren, und die Geschwindigkeit, mit der sie diese Informationen abrufen, ist essentiell für ihr Überleben. Weil agile Methoden informationshungrig sind, wird diese Geschwindigkeit noch wichtiger und die alten Gewohnheiten, diese Informationen zu speichern und abzurufen, halten die agilen Teams auf. Sie müssen lernen, wie man diese Infrastruktur bereinigen und rationalisieren kann, so dass sie keinen Flaschenhals für den Fortschritt mehr darstellt.

Viele Erwartungen und Versprechen ranken sich um die Verwendung agiler Methoden. Ob Scrum oder Kanban, die momentan prominentesten Vertreter, oder XP und die anderen Bekannten, sie alle kommen mit dem Versprechen, die Software-Entwicklung in vieler Hinsicht besser zu machen. Die Wertschöpfung für das Unternehmen und die Kunden soll optimiert, die Reaktionsfähigkeit auf Änderungen verbessert werden und zusätzlich macht man kaum noch Überstunden, die Teams vertragen sich besser und man hat wieder Spaß bei seiner Arbeit.

Mit anderen, aber ebenso hehren Zielen kommen andere Modelle daher: ob sie nun versprechen, einen Business Case besonders transparent zu machen wie PRINCE2 oder eine Spezifikation möglichst genau zu überprüfen wie das V-Modell, alle Prozesse kommen mit dem Anspruch, die Erfolgswahrscheinlichkeit der Projektabwicklung zu verbessern.

Worum es in Projekten heute geht, ist doch das Management von Informationen, das Erzeugen, Verändern, Dokumentieren und Transportieren von Wissen. Unabhängig vom gewählten Vorgehen ist es unerlässlich, die Informationsplattformen im Unternehmen als Basis in jede Veränderung mit einzubeziehen. Jede Prozessveränderung, die nicht berücksichtigt, wie die Menschen täglich an die für ihre Arbeit, für ihre Entscheidungen benötigten Informationen kommen und diese einfach und flexibel ändern können, bleibt lokal beschränkt und kann nicht anwachsen. Wenn es im Unternehmen üblich ist, Wissen in Form von Dokumenten auf Fileservern zu speichern, wird ein Whiteboard mit Karten sich nicht langfristig in diese Infrastruktur integrieren – und sie auch nicht ablösen. Der Informationsbedarf des Projektes wird durch das Unternehmen mit dieser Infrastruktur nicht befriedigt werden können. Und dem Unternehmen wird es nicht gelingen, die Ergebnisse des agilen Projektes in seine Infrastruktur zu integrieren.

Unternehmen verfügen heute über eine Vielfalt von Tools, Datenbanken und Wissensspeichern. Es mangelt nicht an Platz. Woran es mangelt, ist Transparenz. Relevante Informationen sind entweder nicht am erwarteten Ort gespeichert - weil es zu viele Orte gibt - oder sind nicht sinnvoll miteinander vernetzt. Der Informationshunger agiler Projekte ist mit diesen Mitteln auf Dauer nicht zu stillen. Aber – wir können das besser!

Speaker

Olaf Lewitz